Hệ thống xuất nhập hàng không dừng giúp Xi măng Xuân Sơn số hóa và kết nối toàn bộ quy trình từ đăng ký đơn hàng, đăng tài, kiểm soát phương tiện, cân hàng đến điều phối vào máng xuất và hoàn tất giao nhận. Việc tích hợp dữ liệu giữa các công đoạn cùng hệ thống đếm bao Haver & Boecker, in phun PSS và các hệ thống quản lý liên quan giúp nhà máy giảm gần như 100% sai sót do thao tác thủ công, loại bỏ tình trạng ùn tắc tại bãi chờ và cổng bảo vệ, đồng thời nâng cao khả năng quản lý đơn hàng và điều hành xuất hàng theo thời gian thực.

Thách thức trong quy trình vận hành xuất nhập hàng tại xi măng Xuân Sơn

Nhà máy Xi măng Xuân Sơn với công suất lên đến 2,3 triệu tấn xi măng/năm. Nhà máy được đầu tư dây chuyền sản xuất theo công nghệ châu Âu, với hệ thống thiết bị đồng bộ và mức độ tự động hóa cao. Trong khi hệ thống ERP và phần mềm bán hàng chuyên nghiệp vẫn đang trong quá trình triển khai. Vì vậy, hoạt động xuất nhập hàng tại nhà máy chưa có một hệ thống kết nối xuyên suốt từ đơn hàng đến khi phương tiện hoàn tất giao nhận. Các công đoạn vẫn phụ thuộc nhiều vào nhân sự và được xử lý rời rạc, dẫn đến những khó khăn trong quá trình vận hành:

  • Quy trình đăng ký đơn hàng còn phụ thuộc vào thao tác trực tiếp
  • Nhiều công đoạn vận hành vẫn thực hiện thủ công
  • Xếp lượt phương tiện chưa được tự động hóa
  • Dữ liệu giữa các công đoạn chưa được kết nối
  • Tài xế phải thực hiện nhiều thao tác trực tiếp

Giải pháp xuất nhập hàng không dừng tại ACS Solutions

Để giải quyết bài toán trên, ACS Solutions xây dựng hệ thống xuất nhập hàng không dừng cho Xi măng Xuân Sơn, kết nối các công đoạn từ khi hình thành đơn hàng cho phương tiện đến khi phương tiện hoàn tất giao nhận và rời khỏi nhà máy.

Thay vì mỗi bộ phận xử lý một phần công việc riêng biệt, hệ thống tạo thành một chuỗi dữ liệu thống nhất. Thông tin đơn hàng được sử dụng xuyên suốt để xác thực phương tiện, điều phối vào cổng, cân hàng, gọi lượt vào khu vực xuất hàng và kết nối với các hệ thống thiết bị tại đây.

Khai báo đơn hàng trên Webport

Hệ thống Webport được xây dựng để hỗ trợ phòng kinh doanh khai báo và quản lý thông tin đơn hàng trên nền tảng trực tuyến. Thông tin đơn hàng sau khi được khai báo trở thành cơ sở dữ liệu cho các bước vận hành tiếp theo, giúp hạn chế việc phải nhập lại hoặc trao đổi thông tin thủ công giữa các bộ phận.

Đồng thời, việc số hóa bước đăng ký đơn hàng tạo nền tảng để đại lý và nhà cung cấp có thể chủ động thực hiện đăng ký từ xa thay vì phải trực tiếp đến nhà máy.

Đăng tài và xác thực phương tiện

Sau khi có đơn hàng, thông tin phương tiện được đăng ký trên hệ thống và sử dụng xuyên suốt trong quá trình giao nhận. Khi phương tiện đến nhà máy, hệ thống thực hiện xác thực dựa trên thông tin đã đăng ký. Việc này giúp nhà máy kiểm soát chính xác phương tiện thực tế so với đơn hàng, đồng thời tạo dữ liệu đầu vào cho các bước kiểm soát cổng, cân và xuất hàng.

Tự động xếp lượt và gọi lượt phương tiện vào cổng

Thay vì để phương tiện tự tập trung và chờ nhân sự điều phối, hệ thống thực hiện quản lý thứ tự phương tiện tại bãi chờ. Thông qua cơ chế xếp lượt và gọi lượt, phương tiện được điều phối vào cổng theo trạng thái và thứ tự đã được xác định. 

Điều này giúp nhà máy kiểm soát tốt hơn lượng phương tiện ra vào, hạn chế tình trạng tập trung quá đông tại khu vực cổng và bãi chờ.

Kiểm soát ra vào tại cổng tự động

Khi phương tiện đến cổng, hệ thống tự động xác thực thông tin và thực hiện kiểm soát ra vào. Dữ liệu phương tiện đã được xác nhận từ các bước trước được sử dụng trực tiếp tại cổng, hạn chế việc nhân sự phải kiểm tra và nhập lại thông tin. 

Quá trình ra vào được ghi nhận trên hệ thống, tạo thành một phần trong hành trình giao nhận của phương tiện tại nhà máy.

Tự động cân và ghi nhận dữ liệu

Tại trạm cân, hệ thống xác định phương tiện và đối chiếu với thông tin đơn hàng đã có trên hệ thống. Quá trình cân được tự động hóa, đồng thời dữ liệu trọng lượng được ghi nhận và liên kết với thông tin phương tiện, đơn hàng. Nhờ đó, dữ liệu cân không còn là một thông tin độc lập mà trở thành một phần của toàn bộ quy trình xuất nhập hàng.

Xếp lượt và gọi lượt vào máng xuất

Sau khi hoàn thành các bước cần thiết, phương tiện được tiếp tục đưa vào quy trình xếp lượt tại khu vực bãi chờ vào máng xuất. Hệ thống quản lý trạng thái phương tiện và thực hiện gọi lượt, giúp xe được điều phối vào khu vực xuất hàng theo đúng thứ tự. Cách vận hành này hạn chế việc tài xế phải tự tìm vị trí xuất hàng hoặc chờ nhân sự hướng dẫn thủ công.

Xác thực phương tiện tại khu vực máng xuất

Khi phương tiện đến máng xuất, hệ thống tiếp tục xác thực phương tiện và đối chiếu với thông tin đơn hàng. Việc xác thực tại nhiều điểm trong quy trình giúp đảm bảo phương tiện được đưa đến đúng khu vực và thực hiện đúng đơn hàng, đồng thời tạo thêm lớp kiểm soát dữ liệu trước khi tiến hành xuất hàng.

Kết nối hệ thống đếm bao Haver & Boecker và in phun PSS

Một điểm quan trọng trong giải pháp tại Xi măng Xuân Sơn là hệ thống xuất nhập hàng không dừng không hoạt động độc lập mà được tích hợp với các hệ thống thiết bị hiện có tại khu vực xuất hàng. ACS Solutions tích hợp hệ thống với Haver & Boecker để kết nối dữ liệu đếm bao và PSS để kết nối hệ thống in phun.

Nhờ đó, thông tin từ quy trình quản lý phương tiện và đơn hàng có thể được kết nối với các thiết bị thực hiện nghiệp vụ xuất hàng, tạo thành chuỗi vận hành liên tục từ quản lý đơn hàng đến thực hiện giao hàng.

Sẵn sàng kết nối với hệ thống ERP 1C

Hệ thống cũng được định hướng tích hợp với ERP 1C, hiện đang trong quá trình triển khai. Việc kết nối ERP giúp tạo nền tảng để dữ liệu từ hệ thống bán hàng, đơn hàng và quy trình xuất nhập hàng có thể liên thông, từng bước hình thành một hệ thống quản trị tập trung từ trước, trong đến sau quá trình bán hàng.

Hình ảnh triển khai tại nhà máy

Hiệu quả sau khi triển khai hệ thống

Việc số hóa và tự động hóa quy trình xuất nhập hàng giúp Xi măng Xuân Sơn thay đổi cách thức vận hành từ mô hình phụ thuộc vào thao tác thủ công sang mô hình có sự kết nối giữa dữ liệu, phương tiện, thiết bị và các bộ phận liên quan.

  • Hiệu quả về mặt vận hành: Giảm đáng kể các công việc thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình xuất nhập hàng. Nhờ đó, hệ thống giúp giảm gần như 100% sai sót phát sinh từ thao tác của nhân sự vận hành trong các công đoạn được tự động hóa.
  • Hiệu quả về mặt quản trị điều hành: Thay vì phải tổng hợp thông tin riêng lẻ từ nhiều nguồn, dữ liệu được tập trung trên hệ thống, tạo ra cái nhìn trực quan hơn về tình trạng vận hành.
  • Hiệu quả về dịch vụ khách hàng: Đại lý và nhà cung cấp có thể chủ động đăng ký thông tin đơn hàng từ xa thông qua Web/App, giúp giảm thời gian chờ và đơn giản hóa quá trình giao nhận. Trong quá trình phương tiện thực hiện giao nhận, hành trình của xe tại nhà máy được ghi nhận trên hệ thống, giúp các bên có thể theo dõi trạng thái phương tiện và chủ động hơn trong việc phối hợp.

Vì sao nên chọn ACS để tối ưu quy trình xuất nhập hàng?

Với hệ thống xuất nhập hàng không dừng, Xi măng Xuân Sơn từng bước chuyển từ quy trình vận hành thủ công, rời rạc sang mô hình kết nối dữ liệu và tự động hóa xuyên suốt.

Từ việc khai báo đơn hàng, đăng tài, xác thực phương tiện, xếp lượt, kiểm soát cổng, cân hàng đến điều phối vào máng xuất, các công đoạn được kết nối trong cùng một quy trình. Hệ thống đồng thời tích hợp với các thiết bị chuyên dụng như hệ thống đếm bao Haver & Boecker, hệ thống in phun PSS và sẵn sàng kết nối với ERP 1C.

Giá trị của giải pháp không chỉ nằm ở việc tự động hóa từng thiết bị riêng lẻ, mà ở khả năng kết nối đơn hàng - phương tiện - thiết bị - dữ liệu - con người thành một quy trình vận hành thống nhất.

Đây cũng là hướng tiếp cận ACS Solutions theo đuổi trong các dự án số hóa doanh nghiệp: xây dựng hệ thống dựa trên bài toán vận hành thực tế, giảm sự phụ thuộc vào thao tác thủ công, tăng khả năng kiểm soát dữ liệu và tạo nền tảng để doanh nghiệp từng bước mở rộng mô hình quản trị trong tương lai.