Trạm cân, “ĐIỂM ĐEN” gây thất thoát HÀNG TỶ ĐỒNG cho doanh nghiệp
Trạm cân có chức năng đo lường và kiểm soát trọng lượng (giá trị hàng hóa, vật tư) mà doanh nghiệp bán cho khách hàng hoặc nhập về đề sản xuất kinh doanh. Do đó có tới 90% giá trị hàng hóa, vật tư (là tài sản của chính doanh nghiệp) được trung chuyển qua trạm cân. Thực tế qua khảo sát trên 100 doanh nghiệp có ít nhất 01 trạm cân cho thấy, có tới 95% chủ doanh nghiệp đang có nhận thức chủ quan cũng như áp dụng những công cụ lạc hậu trong quản lý và kiểm soát hoạt động tại trạm cân.
Khi đầu tư hệ thống trạm cân, các doanh nghiệp thường chú trọng tới đầu tư bàn cân, các thiết bị điện tử và một phần mềm cân đơn giản được các đơn vị cung cấp cân cấp miễn phí đi kèm bàn cân. Với một trạm cân như trên vẫn đáp ứng dụng mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp đó là cân được trọng lượng hàng hóa bán và nhập của doanh nghiệp. Nhưng thực tế chỉ ra có rất nhiều bất cập và lổ hổng gây thất thoát giá trị hàng hóa rất lớn, hàng nhiểu tỷ đồng mà doanh nghiệp không biết hoặc biết nhưng chưa biết cách xử lý như thế nào.
Ví dụ điển hình về một doanh nghiệp số 1 Việt Nam, với 9 nhà máy, chuyên sản xuất gạch. Vào những năm 2007 tới 2010, khi thị trường bất động sản phát triển bùng nổ, các nhà máy chỉ tập trung sản xuất để phục vụ thị trường, gia tăng doanh số. Nhưng tới năm 2011, khi thị trường bất động sản khủng hoảng, sản phẩm sản xuất ra bán chậm buộc Ban điều hành doanh nghiệp thực hiện quản trị chặt chẽ hơn thì phát hiện, 1 trong 9 nhà máy thất thoát tới 10 tỷ đồng liên quan tới trạm cân. Kết quả toàn bộ nhóm tham gia việc gian lận trên gồm giám đốc nhà máy, vật tư, bảo vệ, nhân viên vận hành cân, nhà cung cấp đều bị cho nghỉ việc và cắt hợp đồng. Sự việc trên đã gây thiệt hại nghiệm trọng, doanh nghiệp mất nhân sự, mất uy tín với bạn hàng, nội bộ mất đoàn kết vì nghi ngờ lẫn nhau.
Bài viết này sẽ chỉ ra một số vấn đề nghiệm trọng mà các doanh nghiệp cần chú ý, nhằm thay đổi nhận thức cũng như tìm các biện pháp, công cụ phù hợp để quản trị tốt hơn hoạt động tại trạm cân, tránh thất thoát và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Làm giả phiếu cân
Với phiếu cân được in trên giấy A5, A4 thì việc làm giả phiếu cân rất dễ dàng. Nhân viên cân chỉ cần việc copy, paste hoàn toàn có thể làm thêm một phiếu cân mới với nội dung, trọng lượng tăng giảm tùy theo mong muốn mà doanh nghiệp không thể phát hiện.
Cân xe khi xe chưa vào hết bàn cân
Cũng giống như khi chúng ta cân, nếu một chân trên bàn cân, 1 chân chạm đất thì hoàn toàn có thể kiểm soát được trọng lượng cân theo ý muốn. Tương tự, khi xe lên cân nhưng 2 bánh sau còn chưa vào bàn cân thì trọng lượng cũng giảm đi. Lúc này lái xe hoặc nhân viên cân có thể điều chỉnh xe để có trọng lượng theo ý muốn của họ. Với cân chìm, không có vách cao 2 bên, lái xe có thể nghếch bánh ra ngoài bàn cân mà nhân viên cân xe không thể phát hiện.
Cân xe khi trọng lượng đang tăng giảm, chưa ổn định
Nguyên tắc khi xe lên bàn cân, trọng lượng sẽ tăng dần cho tới khi xe vào hết bàn cân và ổn định. Khi xe đã vào hết bàn cân nhưng trọng lượng vẫn đang tăng, nhân viên cân xe vô tình hoặc cố ý thực hiện cân khi trọng lượng đang tăng. Giả sử trọng lượng xe bao gồm cả hàng và bì xe là 50 tấn, nếu nhân viên cân muốn gian lận 2 tấn, khi trọng lượng đang tăng và tới 48 tấn, nhân viên sẽ gia lệnh cân, hệ thống sẽ ghi nhận trọng lượng là 48 tấn, lúc này doanh nghiệp sẽ mất 2 tấn. Trường hợp này rất khó phát hiện kể cả khi chủ doanh nghiệp đứng ở bàn cân quan sát hoặc lắp Camera giám sát.
Đổi biển số xe và chứng từ để tráo đổi hàng hóa
Với doanh nghiệp có nhiều mặt hàng có giá trị khác nhau, việc tráo đổi biển số và chứng từ giữa 2 xe cũng có thể xảy ra mà doanh nghiệp không biết. Đây là trường hợp gian lận rất tinh vi, gây thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp. Ví dụ, xe A vào lấy hàng hóa có giá trị 10 triệu đồng/tấn với trọng lượng đăng ký là 40 tấn, trọng lượng bì xe sau cân lần 1 là 15 tấn; xe B nhập hàng có giá trị 30 triệu/tấn, với trọng lượng đăng ký là 60 tấn và trọng lượng cân bì xe sau khi cân lần 1 là 25 tấn. Sau khi làm thủ tục vào lấy hàng xong, 2 lái xe sẽ thực hiện việc tráo đổi biển số và chứng từ liên quan. Lúc này xe B sẽ lấy nhiều hàng giá trị hơn vì trọng lượng bì xe cao hơn xe A nhưng khi cân ra (cân lần 2) vẫn đảm bảo trọng lượng hàng theo đơn hàng đã mua.
Bơm/Rút nước vào két nước/ Mang theo các vật nặng trên xe
Nhiều lái xe đã bơm đầy nước vào két hoặc mang theo các vật có trọng lượng rất nặng có giá trị thấp như đá, sắt, … để làm tăng trọng lượng bì. Sau khi cân lần 1(cân bì), lái xe sẽ xả hết nước trong két/ bỏ các vật mang theo và vào lấy hàng. Trường hợp này xảy ra đối với hàng hóa có giá trị cao và diễn ra khá khá phổ biến. Để ngăn chặn nhiều doanh nghiệp yêu cầu lái xe khi xe vào nhà máy, trước khi cân phải xả hết nước trong két nước hoặc yêu cầu bảo vệ kiểm tra toàn bộ xe. Biện pháp này mất nhiều thời gian, nhân lực cũng như gây phiền phức cho lái xe, khách hàng và nhà cung cấp nhưng cũng không ngăn chặn triệt để được nếu lái xe ăn dơ với bảo vệ (người kiểm tra).
Ngày 16/7, Công an tỉnh Đồng Nai khởi tố, bắt tạm giam Nguyễn Phi Hùng (26 tuổi), Ngô Thanh Tâm (19 tuổi), Ngô Văn Long (29 tuổi) và Trần Xuân Nam (22 tuổi, tất cả đều ngụ tại TP Biên Hòa) về hành vi hút trộm cám từ xe bồn ra ngoài rồi bơm nước vào khoang chứa.
Báo Người Lao Động, Thời báo ngày nay, Người đưa tin, Báo Nông nghiệp
Long và Nam, hai trong bốn người bị khởi tố trong vụ án rút trộm cám.
Thay đổi trọng lượng trên phiếu cân và trên máy tính
Với phần mềm cân đơn giản hiện tại, tính bảo mật thấp, việc chỉnh sửa trọng lượng cân trên phiếu và trên phần mềm rất dễ dàng. Chỉ với nhân viên có một chút kiến thức về phần mềm, hoàn toàn có thể can thiệp vào cơ sở dữ liệu để sửa, thay đổi trọng lượng thậm chí xóa phiếu cân. Đây cũng là trường hợp gian lận khá phổ biến hiện nay.
Chênh lệch trọng lượng xuất/Nhập và hóa đơn mua hàng
Với những sản phẩm đóng bao như xi măng bao, bì cám, phân đạm,… tiêu chuẩn đóng bao cho phép sai số +-% nhất định. Nắm được qui luật này, nhiều công nhân bốc hàng cấu kết với lái xe, luôn bốc số bao cao hơn nhưng vẫn thấp hơn tiêu chuẩn +-%. Trong nghành xi măng, tiêu chuẩn đóng bao +-0.5%, với mỗi bao tiêu chuẩn là 50 KG. Với xe vào nhập 100 tấn, thì trọng lượng cho phép tối đa là +-100.05 tấn, tương ứng 501 bao. Nắm được quy luật này, công nhân luôn bốc thêm 01 bao, khi ra cân trọng lượng cân thực tế vẫn trong khoảng cho phép. Với nhà máy qui mô lớn, xuất bán khoảng 10.000 tấn 1 ngày, trọng lượng thất thoát tương ứng là 50 tấn/ngày. Với giá bán xi măng bao hiện tại là 1.3 triệu đồng/tấn, giá trị thất thoát cho 50 tấn vào khoảng 65 triệu đồng/ngày, một con số thất thoát quá lớn. Chính vì vậy, có doanh nghiệp thuộc top 10 doanh nghiệp có sản lượng xi măng lớn nhất Việt nam sau khi áp dụng hệ thống quản lý mới đã phát hiện họ thất thoát tới khoảng 50 triêu đồng/ngày trong suốt những năm qua, buộc họ phải thay đổi và kiểm soát chặt hơn qui trình bốc hàng lên xe, đồng thời áp dụng hệ thống quản lý cân mới tiên tiến hơn.
So sánh trọng lượng trên hóa đơn + trọng lượng cân thực – quá sai số cho phép hệ thống sẽ cảnh báo; tính thời gian di chuyển trung bình + khấu hao dầu → đảm bảo sai số ở mức thấp nhất.
Báo cáo chậm
Với hệ thống cân hiện tại việc báo cáo sản lượng nhập và xuất cũng gây khó cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp, công tác báo cáo chậm chễ, thiếu công cụ. Nhân viên cân thường mất nhiều thời gian làm báo cáo gửi lãnh đạo doanh nghiệp, nhiều khi còn cố tính làm sai lệch số liệu, gây khó khăn cho việc gia quyết định cũng như theo dõi hoạt động nhập nguyên vật liệu cũng như hoạt động bán hàng.
Năng xuất lao động thấp, mất nhiều nhân sự. Để tránh sai sót và gian lận, nhiều doanh nghiệp cắt cứ nhiều cán bộ từ các bộ phận khác nhau tham gia giám sát hoạt động cân. Với xe vào lấy hàng, nhân viên cân, bảo vệ, nhân viên kế toán hoặc phòng bán hàng cùng kiểm tra, xác nhận trên phiếu cân, việc này gây nhiều phiền phức, tốn nhân sự, bộ máy cồng kềnh trong khi không giải quyết triệt để vấn đề.
Phải khẳng định rằng, trạm cân chính là ĐIỂM ĐEN, dễ xảy ra nhiều gian lận, gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp mà có thể chủ doanh nghiệp chưa biết, đang mơ hồ hoặc biết nhưng chưa có phương án xử lý triệt để. Nhiều doanh nghiệp phát hiện được nhân viên gian lận nhưng vì nhiều lý do mà chủ yếu xử lý nội bộ, không muốn bên ngoài biết nhằm giữ uy tín với đối tác, bạn hàng cũng như tránh gây mất đoàn kết trong doanh nghiệp. Trong thời gian vừa qua, đã có rất nhiều trường hợp gian lận trong hoạt động cân bị phát hiện và được doanh nghiệp công bố như trường hợp nhân viên trạm cân, thủ kho Hàn cấu kết với lái xe, chủ hàng gian lận hàng nghìn tấn than tại Mỏ Than Nông Sơn ở Quảng Nam được báo Vietnamnet và An Ninh thủ đô đăng tải “Lực lượng điều tra công an Quảng Nam đã phát hiện và bắt quả tang thủ kho mỏ than Nông Sơn (thuộc huyện Nông Sơn, Quảng Nam) đã bán lậu hàng nghìn tấn than.” Chi tiết xem tại: http://vietnamnet.vn/vn/phap-luat/bat-khan-cap-mot-thu-kho-gian-lan-54118.html
Cơ quan Công an đọc lệnh bắt bà Nguyễn Thị Hàn.
Với sự phát triển của công nghệ, hiện đã có rất nhiều doanh nghiệp đang từng bước hiện đại hóa, trang bị phần mềm và các thiết bị tiên tiến để quản lý cũng như hạn chế gian lận, chống thất thoát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp như Tập đoàn Prime, Tập đoàn Tôn Hoa Sen, Nhà máy xi măng Bút Sơn, Bê tông Hồng Hà, Tâp đoàn Calofic, Gold Coin Việt Nam, Xi măng Công Thanh, Bê tông Phúc Tiến,…
Nguồn: LÊ VĨNH – CHUYÊN GIA CÓ 10 NĂM KINH NGHIỆM CUNG CẤP GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỆ THỐNG CÂN
CEO, ACS SOLUTIONS
Ý kiến của bạn